BEM VINDOS

FALANDO SOBRE O&M

 Profissionais

No Brasil, a carreira de Organização e Métodos teve muito prestígio nas décadas de 1970 e 1980, sendo incluída no currículo mínimo do curso de administração pelo Conselho Federal de Educação. Graças a isto e ao aumento do número de administradores, houve um avanço significativo na gestão das empresas brasileiras. Paralelamente, a partir da década de 1980, a função da qualidade ganha prestígio e incorpora algumas das atribuições de O&M.

Os principais cargos dos profissionais desta área são: Analista de O&M e Gerente de O&M. Embora tenha sido reduzida a demanda destes profissionais, muitas empresas ainda os procuram como forma de obter melhorias consistentes em suas organizações. Outras organizações se utilizam de consultorias externas, cujas metodologias consistem basicamente em técnicas de O&M.

 OSM

Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos).

Descrição das atividades

Dentre as atividades de O&M, as mais comuns são:

• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
• Desenho, racionalização e normatização de formulários;
• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.
  • Organizar a Estrutura Administrativa da Empresa
  • Colher e Avaliar Indicadores de Produtividade
  • Otimizar Layouts e Fluxos de Processos Administrativos e Operacionais
  • Obter Maior Controle sobre os Custos da Empresa
  • Consultoria e Diagnóstico Organizacional;
  • Pesquisa de Clima;
  • Desenvolvimento Gerencial;
  • Cargos e Salários;
  • Planejamento Estratégico;
  • Treinamento e desenvolvimento profissional.

  • Dentre as atividades de O&M, as mais comuns são (Caldas, 1999, p. 7):

    • Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
    • Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
    • Desenho, racionalização e normatização de formulários;
    • Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.
    • Análise do problema
      Análise de processos de negócios
      Planilhamento e tabulação de problemas versus soluções
      Implantação de novos processos ou sistemas
      Acompanhamento do ciclo de vida da solução
      

      Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais; 

      Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

      Desenho, racionalização e normatização de formulários;

      Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.

       

      Origem: Wikipédia
      Organização e métodos 
      Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos). Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento, análise,Economia / Contabilidade

       

      A função de Organização e Métodos baseava-se originalmente na abordagem estruturalista da administração, composta da Teoria da Burocracia de Weber e na Teoria Estruturalista. Hoje a ênfase de O&M é dada pela Teoria da Contingência e Holismo, embora a base ainda seja a Teoria do Desenvolvimento Organizacional e Teoria Geral dos Sistemas.

      Desenvolvimento de estudos para otimização de processos de negócios, através dos seguintes requisitos:
      Não, eu não estou me referindo aquele famoso chocolate em forma de bolinhas que quase todo mundo já experimentou. O & M é a sigla para Organização e Métodos e que diz respeito à área da administração responsável pela aplicação sistemática de inúmeras técnicas administrativas, que buscam ampliar a competitividade das organizações através da racionalização e estruturação de processos.

      Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos).

      Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementação de sistemas administrativos na empresa. O objetivo é o de criar ou aprimorar métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos processos e solucionar problemas, também chamados de patologias organizacionais.

      Segundo Cury (2005, p.122) a função de Organização e Métodos é uma das especializações de Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e métodos de trabalho.

      A função de Organização e Métodos baseava-se originalmente na abordagem estruturalista da administração, composta da Teoria da Burocracia de Weber e na Teoria Estruturalista. Hoje a ênfase de O&M é dada pela Teoria da Contingência e Holismo, embora a base ainda seja a Teoria do Desenvolvimento Organizacional e Teoria Geral dos Sistemas.

      Segundo Cury (2005), Organização e Métodos é uma das especializações da Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela objetiva modelar a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e métodos de trabalho em busca da melhoria contínua. É uma ferramenta para a competitividade e que possui os seguintes objetivos:

       - Racionalizar os processos administrativos e operacionais;

       - Identificar os pontos críticos e falhos da empresa e apontar soluções;

      - Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas;

       - Buscar a padronização de métodos e procedimentos;

       - Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas;

       - Possibilitar a troca de experiências (com o auxílio do benchmarking). 
       Após a II Guerra Mundial, essa área experimentou grande avanço, em virtude das exigências de processos mais rápidos e eficientes para suprir as necessidades dos exércitos. Ao longo do século XX, ela recebeu influencia das diversas escolas de Administração até se tornar um modelo sistêmico e holístico que abrange todas as áreas e níveis da organização.

    Os conceitos de O&M são oriundos de diversas áreas da ciência da Administração e são aplicáveis em todas as áreas da organização. Trata-se de uma área estratégica para as organizações, mas que não tem recebido o devido valor por parte dos executivos e gestores. A área de Organização e Métodos (O&M), já foi uma área considerada crítica para muitas organizações e uma boa opção de carreira em algumas empresas. Já foi. Sim, porque atualmente praticamente essa área desapareceu de grande parte das organizações atuais. Mas por que isso ocorreu? Será que as empresas deixaram de fazer analises administrativas, de desenvolver fluxogramas e organogramas, de padronizar e normatizar métodos de trabalho, em efetuar análise de distribuição de trabalho, dentre outras atividades. Não, é claro que não.

 Os departamentos de O&M em muitas organizações foram dissolvidos e suas tarefas “delegadas” aos líderes dos demais setores. Consequência do processo de enxugamento observado em muitas organizações, principalmente após a crise dos anos 80, quando as empresas decidiram diminuir o seu tamanho para se manterem competitivas e rentáveis.

 E os resultados disso? Empiricamente, observa-se um despreparo de pessoas não especialistas em organizações e métodos derem conta de suas funções. O resultado é que as organizações estão recorrendo a consultorias externas para realizar o mesmo trabalho que era realizado por pessoas que antes faziam parte dos quadros da empresa e que conheciam a empresa, sua cultura e limitações como ninguém os quase extintos “Analistas de O&M”. Nada contra as consultorias, mas partindo-se desse pressuposto, porque não delegar para consultorias as atividades de marketing e recursos humanos, já que existem muitas empresas nessas áreas? Isso acontece porque muitos gestores não conhecem as técnicas de Organização e Métodos proporcionam.

 A tendência para a área de Organização e Métodos é que esta esteja cada vez menos institucionalizada nas organizações e mais descentralizada. Isso implica no desaparecimento gradual dos departamentos de O & M.  Mas isto não quer dizer que a área de O&M vai desaparecer, mas que suas ferramentas e técnicas estarão diluídas pelos diversos níveis organizacionais, o que pode enfraquecer seus resultados. O conhecimento apurado e especializado das ferramentas de Organização e Métodos é e continuará a ser fundamental para que o administrador possa conduzir de modo mais eficiente suas organizações em direção a excelência. Pense nisso.

 O&M é... TRABALHO TÉCNICO

A unidade de racionalização administrativa e de produção com qualidade varia de empresa para empresa, podendo denominar-se: Serviço de O&M, Coordenação de Modernização Administrativa, Departamento de Sistemas e Métodos, Divisão Geradora de Qualidade, Comitê de Controle de Qualidade, Assessoria de Organização, Métodos e Qualidade, Comitê de Qualidade, Departamento de Qualidade, etc.

Objetivos básicos:

-Sensibilizar todos os integrantes da organização para a importância de participarem nas ações de reestruturação, de racionalização, de qualidade e produtividade desenvolvidas pela empresa; de participarem efetivamente dos programas de melhoria contínua dos processos e criar outros mecanismos que possam contribuir para a formação de uma cultura voltada para a produtividade, a qualidade e os clientes internos e externos;

-Pesquisar e estabelecer permanentemente o perfil dos clientes internos e externos, para favorecer medidas de ordem motivacional;

-Participar na elaboração de planejamentos estratégicos da empresa, analisando as suas condições internas e externas, propondo planos de ação;

-Processar a análise da estrutura organizacional, enxugando-a o máximo possível, redefinindo as competências das unidades, as atribuições dos dirigentes e assessores;

-Racionalizar os processos administrativos e operacionais - os serviços de uma maneira geral - aperfeiçoar o processo decisório, aumentando a produtividade e eliminando o desperdício;

-Planejar e desenvolver programas de reestruturação, racionalização, produtividade, qualidade e padronização (ISO 9000/ABNT);

-Identificar os pontos críticos da empresa, em conjunto com as unidades envolvidas;

-Desenvolver campanhas para fortalecer a interação entre os clientes internos, propondo incentivos para estimular a iniciativa e a criatividade;

-Buscar a padronização dos procedimentos, documentos e mobiliário;

-Estimular a criação de instrumentos de administração participativa como, por exemplos, os círculos de controle de qualidade e a gerência compartilhada;

-Possibilitar a troca de experiências que favoreçam ganhos de produtividade e qualidade entre todos os órgãos da empresa ou instituição.

-Criar meios para que as informações sejam transmitidas com rapidez e qualidade, com um mínimo de ruído possível e otimizar o uso das comunicações na empresa;

-Prestar assessoria aos executivos e orientar unidades e funcionários;

-Despertar otimismo e segurança dos recursos humanos, ao transmitir-lhes novas tecnologias.

O&M É... TRABALHO PESSOAL

Por se tratar de uma função altamente especializada, requer um profissional do mesmo porte, com uma visão sistêmica de toda a empresa, sobre sua gestão de negócios, e sobre mercado onde atua.

Como agente de mudanças deve possuir os seguintes requisitos:

-Ser um eterno pesquisador: deve renovar suas metodologias e aperfeiçoar os seus conhecimentos de forma permanente, estando em contato com novas tecnologias, procedimentos e ferramentas de trabalho;

-Precisa ser versátil e possuir uma visão empresarial, para poder contribuir com o planejamento global da empresa;

-Possuir forte capacidade de análise e síntese, principalmente para processar diagnósticos organizacionais;

-Ser altamente criativo, pois são exigidas cada vez mais soluções para os diversos problemas organizacionais;

-Promover a integração interdepartamental, qualificando o processo de trabalho e a satisfação dos operadores, colaboradores ou clientes internos, valendo-se de seu trânsito livre por todos os setores da empresa, em função das características de seu trabalho;

-Capacidade de liderança para processar negociações, como definir responsabilidades, conduzir entrevistas e coordenar reuniões; Capacidade de observar e de ouvir: estar atento aos acontecimentos e ter perseverança e compreensão com outros no processo de mudanças na empresa;

  O&M É... TRABALHO EM EQUIPE MULTIDISCIPLINAR:

A complexidade das dimensões empresariais exige a atuação de profissionais de diversas áreas, cada um contribuindo com sua especialização, como por exemplo: nos projetos e fabricação, os Engenheiros; na comunicação e na interação entre os clientes, os Relações Públicas; nas situações comportamentais, os Psicólogos; na programação e sistemas, os profissionais da informática, como Analistas de Sistemas, todos eles utilizando técnicas e procedimentos próprios de sua profissão,

O&M É... DESEMPENHO DE CARGOS E FUNÇÕES: (exemplos de situações encontradas)

-Analista de Organização, Analista de O&M, Analista de OSM: (estratégias e planos)

Tem o conhecimento global da organização, profundo conhecimento técnico e gerencial, e é capaz de realizar amplos diagnósticos e participar na definição de estratégias, processos e planos de ação para a empresa; Dirige Departamentos; Coordena Programas; (estratégias e planos: o que fazer e vender).

- Analista de Processos, Analista de O&M (operações)

É capaz de analisar os processos existentes, ou criar novos, inserindo-os no fluxo produtivo do negócio, a partir das estratégias, planos de ação e recursos da empresa; Pode participar na criação de novos produtos; Dirige equipes de reestruturação, de racionalização, de produtividade e de qualidade; Coordena grupos tarefa; (operações: como fazer).

-Analista de Negócios, Analista de O&M, na Informática:(comércio)

Tem conhecimento dos processos de trabalho da empresa e de seus produtos, conhece tendências de mercado, buscando as melhores oportunidades de negócio. Pode também participar na criação de novos produtos e no aperfeiçoamento de processos. Interage com os clientes internos e externos; (comércio: como vender).